10 Dinge, die auch eine kleine Telefonanlage kann

Sicher haben Sie schon viel darüber gelesen, welche Vorteile VoIP gegenüber herkömmlichen Telefonsystemen hat. Große Netzbetreiber sind schnell dabei, vor die bisherige Telefonanlage einfach einen IP-Wandler zu hängen. So kann die alte Anlage zwar weiter genutzt werden, die vielem Vorteile der VoIP-Technik stehen aber nicht zur Verfügung. Für kleine und mittlere Unternehmen gibt es eigentlich keine bessere Option, als auf ein IP-Telefonsystem zu wechseln. Viele Arbeitsabläufe können damit effizienter gestaltet werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob das IP-Telefonsystem in der Cloud ist – oder in Ihrem eigenen Serverraum steht. Mobilität, Funktionalität und nicht zuletzt große Kosteneinsparungen machen Ihre Unternehmenskommunikation fit für die Zukunft. Wir möchten Ihnen hier 10 Dinge aufzeigen, die selbst das kleinste von uns angebotene IP-Telefon- oder Callcenter-System kann.

1. Eine Lokale Nummer für internationale Präsenz.

Auch kleine Unternehmen agieren heute mehr und mehr international. Mit einem VoIP-Telefonsystem ist es einfach, lokale Rufnummern aus verschiedenen Ländern auf eine Telefonanlage zu schalten. Durchwahlfähige Nummern machen Ihre Mitarbeiter dabei aus verschiedenen Ländern direkt erreichbar. Und die vielen Automatisierungsmöglichkeiten begrüßen Ihre Anrufer z.B. automatisch in der Landessprache.

2. Nehmen Sie Ihren Arbeitsplatz einfach mit.

Alles, was Sie heute am Arbeitsplatz brauchen, ist normalerweise ein Notebook und eine Internetverbindung. Der UC-Client macht Ihr Notebook zum vollständigen Telefon. Sie sehen sogar den Status Ihrer Arbeitskollegen. Mit einem Klick führen Sie Anrufe direkt aus dem CRM-System heraus. Der Smartphone-Client sorgt zu jeder Zeit dafür, dass Sie bestens erreichbar sind. Und zu jeder Zeit können Sie ihren Status über den Client ändern. So werden alle Anrufe auf die Mailbox oder an die Zentrale weitergeleitet, wenn Sie einen bestimmten Status einstellen. Ausgehend telefonieren Sie immer über die Firmen-Telefonnummer. So bleibt Ihre private Mobil-Nummer für alle verborgen.

3. Ihre Marke – Immer und überall.

Das Telefon ist -nach der Webseite- oft die erste Eingangstür zu einem Unternehmen. Hier ist es wichtig, dass der Anrufer sofort einen guten Eindruck bekommt und schnell mit seinem Ansprechpartner verbunden wird. Ansagen, IVR-System, Wartemusik und Mailboxen können mit unseren IP-Telefonsystemen einfach auf die Unternehmens-Identität angepasst werden. So fühlen sich Interessenten und Kunden sofort gut aufgehoben – und das nicht nur bei großen Unternehmen und Callcentern, sondern auch bei kleinen Arztpraxen, Werbeagenturen oder Handwerkern.

4. Entfesseln Sie die Power Ihrer Kundendaten.

Ihr IP-Telefonsystem kann viel mehr, als nur Anrufe annehmen oder tätigen. Es kann in Ihre wichtigen Business-Anwendungen integriert werden und macht so viele Arbeitsschritte einfacher. So sind unsere Cloud- und OnPremise-Lösungen z.B. bestens mit Microsoft Dynamic 365, Teams oder Salesforce kompatibel. Aber auch andere Lösungen können dank TAPI oder API angebunden werden. So haben Sie bei einem eingehenden Anruf sofort alle Kundendaten im Blick. Die Kommunikation mit dem Kunden kann so einfach protokolliert werden.

5. Zusammenarbeit im Team – in Echtzeit.

Sicher haben Sie schon oft von ‚Unified Communications‘ gehört. Klingt toll, nicht wahr? Gut ist es, wenn Ihre Telefonanlage dies auch tatsächlich unterstützt. Mit dem UC-Client an einem IP-Telefonsystem ist das kein Problem. Sie sehen nicht nur den Status Ihrer Kollegen, Sie können auch den internen Chat nutzen und Dokumente versenden – und das Plattformübergreifend. So kann ein Callcenter-Agent ganz einfach dem Vertrieb ein Dokument auf sein Smartphone senden. Jeder kann seine eigenen Status-Informationen hinterlegen. So wissen immer alle, wer gerade am Platz ist oder z.B. in einer Besprechung bzw. zu einem Kundentermin außer Haus.

6. Zeichnen Sie Anrufe oder Telefonkonferenzen auf.

In einigen Branchen ist es vorgeschrieben. In manchen Fällen ist es einfach nur hilfreich, wenn man ein Gespräch oder eine Telefonkonferenz mitschneiden kann. Die IP-Systeme haben diese Funktionalität vollständig integriert. Sie bieten außerdem die Möglichkeit, vor einer Aufzeichnung einen entsprechenden Hinweis für den Anrufer einzuspielen. Der Anrufer entscheidet dann per Tastendruck, ob er der Aufzeichnung zustimmt oder nicht. Alle Aufzeichnungen lassen sich incl. einer digitalen Signatur veränderungssicher speichern. Dies kann auf einer internen Speicherkarte oder direkt auf einem Netzlaufwerk erfolgen.

7. Agenten-Coaching – ganz einfach.

Um die hohen Qualitätsansprüche der eigenen Unternehmens zu sichern oder um neue Mitarbeiter einzuarbeiten, bieten unsere IP-Systeme verschiedene Möglichkeiten des Telefon-Coachings – speziell für Callcenter. Mit dem integrierten Call-Monitor-Feature kann in Gespräche hineingehört werden, es kann einseitig dem Agenten etwas gesagt werden oder es kann vollständig mitgesprochen werden. Für jeden Arbeitsplatz kann festgelegt werden, in welchem Level dieses Feature genutzt werden darf.

8. Erwecken Sie Ihre Website zum Leben.

Sicher haben Sie auch schon oft einen „Call Me“-Button auf einer Webseite gesehen. Dies kann auch mit Ihrem IP-Telefonsystem realisiert werden. Per API-Schnittstelle kann ein solcher Button mit Ihrer eigenen Telefonanlage integriert werden. Eine noch einfachere Methode bietet die Cloud-PBX: hier kann ein spezieller WebRTC-Trunk eingerichtet werden. Die generierte URL wird in einem Button auf der Webseite eingebunden – schon wird mit einem Klick durch einen Interessenten ein Anruf zu Ihrem Unternehmen eingeleitet. Dabei bestimmen Sie natürlich selbst, von wo aus und zu welchen Zeiten Sie erreichbar sein möchten.

9. Ihre Telefonanlage – eine zukunftssichere Investition.

Ein zeitgemäßes IP-Telefonsystem spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern hilft auch, die Kosten auf Dauer zu senken. Mit der intuitiven Weboberfläche kann Ihr Administrator das System weitgehend selbst administrieren. Dazu bieten wir z.B. auch spezielle Techniker-Schulungen an. Die Installation erfolgt dank vieler Importmöglichkeiten in Kurzer Zeit. Mit dem Autoprovisioning werden über 140 verschiedene Telefonmodelle vollständig automatisch eingerichtet, dazu zählen u.a. die hochwertigen Geräte von Yealink, Snom, Fanvil, Gigaset pro und vielen anderen.

10. Eine ausfallsichere Lösung sorgt für beste Erreichbarkeit.

Auch im kleinsten Unternehmen ist beste Erreichbarkeit enorm wichtig. Ein Systemausfall kann hier existenzbedrohende Konsequenzen haben. Alle von uns angebotenen Cloud- und OnPremise-Telefonsysteme biete hier verschiedene Sicherheits-Features. Angefangen von einer leistungsfähigen Firewall bis hin zur HotStandby-Cluster-Lösung gibt es hier verschiedene Optionen – und das auch schon für die kleinste Anlage. Beim Ausfall der Internetverbindung kann optional eine LTE-Fallback-Karte eingesetzt werden. Unseren Kunden stehen außerdem verschiedene Fallback-Lösungen z.B. direkt auf den SIP-Trunks der Provider zur Verfügung. So ist stets für beste und sichere Erreichbarkeit gesorgt.

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Ein Callcenter-System muss nicht riesengroß und eine enorme Investition sein. Auch kleine Unternehmen, die hervorragenden Kundenservice bieten möchten, können mit einem IP-Kommunikations-System eine entsprechend professionelle Lösung nutzen. Dabei erhalten Sie von uns nicht einfach nur die Telefonanlage. Wir beraten Sie von Anfang an, planen, installieren und betreuen Ihr Kommunikationssystem. Dies geht bei der Auswahl der passenden Endgeräte los und setzt sich in der Planung des IVR-System und der Produktion der entsprechenden Ansagen fort. Im laufenden Betrieb nutzen unsere Kunden ständig viele Beratungs- und Optimierungsleistungen, die wir Ihnen aus über 25 Jahren Callcenter- und Customer-Care-Erfahrung bieten.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und begleiten gern auch Ihr Projekt.